Dokumente zusammenfügen und aufteilen

Manchmal passt die Datei nicht zum Dokument: Vorder- und Rückseite eines Briefs liegen als zwei Uploads vor, oder ein Scan enthält mehrere Briefe auf einmal. Beides kannst du in der Detailansicht eines Dokuments korrigieren.

Dokumente zusammenfügen

Öffne das Dokument, das erhalten bleiben soll, zum Beispiel die Vorderseite. Wähle im Menü … oben rechts Zusammenfügen….

  1. Füge die anderen Dokumente hinzu. Ohne Suchbegriff zeigt Paperarchive die zuletzt hochgeladenen Dokumente aus demselben Space, mit Suchbegriff findest du Dokumente nach Titel.
  2. Bring die Seiten in die richtige Reihenfolge: am Computer per Drag-and-Drop, auf dem Smartphone mit den Pfeilen.
  3. Entscheide, ob Titel, Absender, Kategorie und Datum neu erkannt werden sollen (standardmäßig an).
  4. Klicke auf Dokumente zusammenfügen.

Was danach passiert

  • Das Dokument, von dem du gestartet bist, bleibt erhalten, mit seinen Tags, Verbindungen und deinen Änderungen. Es enthält jetzt alle Seiten als eine PDF.
  • Paperarchive verarbeitet das Dokument automatisch neu. Der Text wird immer neu eingelesen, damit die Suche alle Seiten findet. Das dauert meist eine Minute.
  • Ist die Option zur Neuerkennung aus, bleiben Titel, Absender, Kategorie und Datum, wie sie sind. Felder, die du selbst geändert hast, überschreibt Paperarchive in keinem Fall.
  • Die anderen Dokumente wandern in den Papierkorb, von dort kannst du sie 30 Tage lang wiederherstellen. Ihre Tags und Verbindungen werden nicht übernommen.
  • Wurde das Dokument, von dem du gestartet bist, umgewandelt (zum Beispiel eine Office-Datei oder ein HEIC-Foto), bleibt seine Originaldatei verknüpft.

Gut zu wissen

  • Möglich sind PDFs, JPG-, PNG- und HEIC-Bilder sowie Office-Dokumente. WebP-, TIFF-, GIF- und BMP-Bilder lassen sich nicht zusammenfügen.
  • Fotos vom Smartphone werden richtig herum eingefügt, auch wenn sie quer aufgenommen wurden.
  • Du kannst bis zu 10 Dokumente auf einmal zusammenfügen. Alle müssen im selben Space liegen.

Ein Dokument aufteilen

Enthält eine Datei mehrere Dokumente, etwa nach einem Stapel-Scan, kannst du sie in einzelne Dokumente aufteilen.

Automatischer Vorschlag

Paperarchive prüft beim Upload, ob eine Datei mehrere Dokumente enthält. Wenn ja, siehst du in der Detailansicht einen Hinweis mit einem Vorschlag. Du kannst ihn übernehmen, die Seiten anpassen oder den Vorschlag verwerfen.

Selbst aufteilen

Wähle im Menü … den Punkt Aufteilen….

  1. Paperarchive zeigt alle Seiten mit einer kurzen Textvorschau.
  2. Tippe zwischen zwei Seiten auf Hier trennen, wo ein neues Dokument beginnen soll. Eine Trennstelle nimmst du mit Nicht trennen wieder zurück.
  3. Klicke auf In … Dokumente aufteilen.

Leere Seiten, zum Beispiel die Rückseiten eines beidseitigen Scans, bleiben beim Dokument davor. Vor einer leeren Seite kannst du nicht trennen.

Seiten löschen

Brauchst du einen Teil gar nicht, etwa ein Werbeblatt oder ein Deckblatt, löschst du ihn mit dem Papierkorb-Symbol. Das geht im Dialog Aufteilen… und beim automatischen Vorschlag unter Seiten anpassen. Paperarchive fragt vorher nach. Die Seiten werden dann nicht übernommen, und mit Wiederherstellen holst du sie zurück, solange du noch nicht bestätigt hast. Mindestens ein Teil muss bleiben. Bleibt nur ein Teil übrig, speichert Paperarchive das Dokument ohne die gelöschten Seiten.

Was danach passiert

  • Jeder Teil wird ein eigenes Dokument. Paperarchive verarbeitet die neuen Dokumente automatisch und erkennt Titel, Absender, Kategorie und Datum für jeden Teil neu. Sie erscheinen nach kurzer Zeit in deiner Bibliothek.
  • Das Original wandert in den Papierkorb, von dort kannst du es 30 Tage lang wiederherstellen. Tags und Verbindungen des Originals werden nicht übernommen.
  • Jeder Teil behält einen Verweis auf das Dokument, aus dem er entstanden ist, und das Aufteilen wird im Änderungsverlauf aufgezeichnet. In einem GoBD-Space bleibt das Original im Papierkorb, solange einer seiner Teile archiviert ist.

Wann Aufteilen nicht möglich ist

  • Aufteilen geht nur bei PDF-Dateien.
  • Das Dokument braucht mindestens zwei Seiten mit Inhalt. Sonst ist der Menüpunkt ausgegraut oder Paperarchive sagt dir im Dialog, dass es nichts aufzuteilen gibt.

Wenn eine Aktion nicht verfügbar ist

  • Das Dokument wird noch verarbeitet: warte, bis die Verarbeitung abgeschlossen ist.
  • GoBD-Schutz: Dokumente, die in einem GoBD-Space archiviert sind, lassen sich weder zusammenfügen noch aufteilen. Bei noch nicht archivierten Dokumenten geht beides, und jeder Schritt wird im Änderungsverlauf aufgezeichnet (siehe "GoBD-Konformität").
  • Geteilte Spaces: du brauchst Bearbeitungsrechte für alle beteiligten Dokumente.