Geteilte Spaces

Geteilte Spaces ermöglichen die Zusammenarbeit mit anderen Personen innerhalb eines einzelnen Spaces. Lade Familienmitglieder, Kollegen oder deinen Steuerberater ein und kontrolliere genau, was sie tun können.

Was ist ein geteilter Space

Ein geteilter Space funktioniert wie jeder andere Space, aber mit mehreren Nutzern. Jeder mit Zugang sieht die gleichen Dokumente, Kategorien, Tags und Absender in diesem Space. Jedes Mitglied hat eine Rolle, die seine Berechtigungen steuert.

Die Person, die den Space erstellt, ist der Eigentümer. Eigentümer können andere einladen und den Space verwalten.

Geteilte Spaces sind ein Premium-Feature. Du brauchst einen aktiven Premium-Tarif oder eine Testphase, um geteilte Spaces zu erstellen und zu verwalten.

Einen geteilten Space erstellen

Gehe zu Einstellungen > Spaces.
Klicke auf Space erstellen.
Wähle einen Namen, Typ, Farbe und Emoji.

Jeder Space, den du erstellst, kann geteilt werden. Öffne nach der Erstellung die Space-Einstellungen und gehe zu Mitglieder, um Leute einzuladen.

Mitglieder einladen

Gehe zu Einstellungen > Spaces und wähle den Space.
Klicke auf Mitglieder.
Klicke auf Mitglied einladen.
Gib die E-Mail-Adresse ein, optional einen Anzeigenamen, und wähle eine Rolle.
Klicke auf Einladung senden.

Die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einem Link. Wenn sie bereits ein Paperarchive-Konto hat, kann sie sofort annehmen. Wenn nicht, kann sie sich zuerst registrieren und dann annehmen.

Du kannst eine ausstehende Einladung jederzeit auf der Mitglieder-Seite stornieren.

Rollen und Berechtigungen

Jedes Mitglied eines geteilten Spaces hat eine von vier Rollen. Die folgende Tabelle zeigt, was jede Rolle kann.

Berechtigung	Betrachter	Bearbeiter	Admin	Eigentümer
Dokumente ansehen	✓	✓	✓	✓
Dokumente durchsuchen	✓	✓	✓	✓
Dokumente hochladen		✓	✓	✓
Dokumentendetails bearbeiten		✓	✓	✓
Dokumente ein-/auslagern		✓	✓	✓
Dokumente löschen		✓	✓	✓
Neue Mitglieder einladen			✓	✓
Mitgliederrollen ändern			✓	✓
Mitglieder entfernen			✓	✓
Ausstehende Einladungen stornieren			✓	✓
Space-Einstellungen bearbeiten			✓	✓
Space löschen				✓
Eigentum übertragen				✓

Eigentümer - Volle Kontrolle. Jeder Space hat genau einen Eigentümer. Eigentümer können ihren eigenen Space nicht verlassen - sie müssen ihn stattdessen löschen.

Admin - Kann Mitglieder und Einstellungen verwalten, aber den Space nicht löschen oder das Eigentum übertragen.

Bearbeiter - Kann Dokumente ansehen und bearbeiten, neue hochladen und Dokumente ein- und auslagern. Kann keine Mitglieder oder Einstellungen verwalten.

Betrachter - Nur-Lese-Zugang. Kann Dokumente ansehen und durchsuchen, aber nichts hochladen, bearbeiten oder verschieben.

Dokumente verschieben

Du kannst Dokumente zwischen Spaces verschieben, auf die du Zugriff hast.

Dokumente in einen geteilten Space verschieben

Wähle ein oder mehrere Dokumente, klicke auf Verschieben und wähle den geteilten Space als Ziel. Du brauchst mindestens Bearbeiter-Berechtigungen im Ziel-Space.

Dokumente aus einem geteilten Space verschieben

Wähle Dokumente im geteilten Space, klicke auf Verschieben und wähle einen persönlichen Space oder einen anderen geteilten Space, in dem du Bearbeiter- oder höhere Berechtigungen hast. GoBD-archivierte Dokumente können nicht verschoben werden.

Wer sieht was nach einer Verschiebung

Wenn du ein Dokument in einen geteilten Space verschiebst, können alle Mitglieder es sehen (gemäß ihrer Rolle). Wenn du ein Dokument in deinen persönlichen Space verschiebst, verlieren andere Mitglieder den Zugriff.

Einen geteilten Space verlassen

Gehe zu Einstellungen > Spaces und wähle den geteilten Space.
Klicke auf Mitglieder.
Klicke unten auf der Seite auf Verlassen.

Du verlierst sofort den Zugriff auf alle Dokumente in diesem Space. Wenn du bestimmte Dokumente behalten willst, verschiebe sie vorher in einen persönlichen Space.

Eigentümer können ihren eigenen Space nicht verlassen. Um einen geteilten Space zu entfernen, muss der Eigentümer ihn löschen.

Free-Tarif-Mitglieder und geteilte Spaces

Geteilte Spaces sind ein Premium-Feature. Mitglieder mit Free-Tarif können aber trotzdem in einen geteilten Space eines Premium-Nutzers eingeladen werden:

Der geteilte Space läuft über das Abo des Eigentümers. Dokumentenlimits, KI-Features und Speicher werden auf den Tarif des Eigentümers angerechnet.
Ein Free-Tarif-Nutzer, der in einen geteilten Space eingeladen wurde, kann Dokumente ansehen, durchsuchen und (als Bearbeiter) bearbeiten.
Die eigenen Spaces und Dokumente des Free-Tarif-Mitglieds unterliegen weiterhin den Free-Tarif-Limits (100 Dokumente, keine KI, keine intelligente Suche).
Wenn ein Free-Tarif-Mitglied Paperarchive nur über geteilte Spaces nutzt, muss es nicht upgraden.

Was passiert, wenn der Eigentümer sein Abo kündigt

Uploads stoppen: Niemand kann neue Dokumente in den geteilten Space hochladen.
Dokumente bleiben: Bestehende Dokumente bleiben im Nur-Lese-Modus zugänglich.
Bearbeitung stoppt: Mitglieder können Dokumente nicht mehr bearbeiten, verschieben oder löschen.
Der Space bleibt bestehen: Sobald der Eigentümer seinen Premium-Tarif reaktiviert, wird der volle Zugriff automatisch wiederhergestellt.

E-Mail-Upload in geteilten Spaces

Jeder Space hat seine eigene Upload-E-Mail-Adresse. In einem geteilten Space leitet die Upload-E-Mail Dokumente direkt in den geteilten Space. Nur die E-Mail-Adresse des Eigentümers wird für E-Mail-Uploads akzeptiert. Mitglieder können ihre eigene E-Mail-Adresse nicht zum Senden von Dokumenten per E-Mail nutzen - sie sollten stattdessen den Upload-Button verwenden.

Tipps

Nutze geteilte Spaces für Haushaltsdokumente, Unterlagen kleiner Unternehmen oder Projekte mit externen Partnern.
Weise die Betrachter-Rolle Personen zu, die nur Dokumente nachschlagen müssen (zum Beispiel ein Steuerberater, der Belege prüft).
Weise die Bearbeiter-Rolle Personen zu, die aktiv Dokumente hinzufügen und organisieren.
Nutze die Admin-Rolle sparsam - nur für Personen, die auch Mitglieder verwalten sollen.