Einstellungen und Profil

Einstellungen

Gehe zu Einstellungen, um Paperarchive anzupassen. Du kannst ändern:

  • Verarbeitungssprache (OCR und Extraktion)
  • Dokumentbenennung
  • Anzeigesprache (Englisch oder Deutsch)
  • Zeitzone
  • E-Mail-Benachrichtigungen (Verarbeitungs-Updates und Produkt-Updates)

Änderungen gelten für zukünftige Dokumente, nicht für bereits verarbeitete.

Dokumentbenennung

Wähle, wie die KI deine Dokumente benennt. Wähle eine Vorlage oder stelle es individuell ein:

  • Kompakt: Dokumenttyp mit Datum (z.B. "Rechnung Feb 2026").
  • Detailliert: mit Referenznummer (z.B. "Rechnung RE-2026-0042 Feb 2026").
  • Mit Absender: mit Absendername (z.B. "Cloudflare Rechnung RE-2026-0042 Feb 2026").
  • Benutzerdefiniert: Absender, Datum, Datumsformat und Referenznummer einzeln ein- und ausschalten.

Standard ist Kompakt. Da der Absender ein eigenes durchsuchbares Feld ist, wird er standardmäßig nicht im Namen aufgeführt. Eine Live-Vorschau zeigt dir, wie die Namen aussehen werden.

Smartes Datum im Dateinamen

Paperarchive passt das Datum im Dateinamen an die Wiederkehr des Dokuments an, damit Datumsangaben nur dort auftauchen, wo sie Dokumente wirklich unterscheiden:

  • Einmalige Dokumente (z.B. Kaufvertrag oder einmalige Quittung) bekommen kein Datum im Namen.
  • Jährliche Dokumente (z.B. Steuerbescheid oder Jahresabrechnung) bekommen nur das Jahr (z.B. "2026").
  • Monatliche Dokumente (z.B. Gehaltsabrechnung, Stromrechnung oder Kontoauszug) bekommen wie bisher Monat und Jahr.

Die Wiederkehr wird automatisch erkannt. Du kannst sie an jedem Dokument anpassen - das aktualisiert die Metadaten (z.B. für spätere Funktionen wie Erinnerungen an jährliche Dokumente), ändert aber nicht den bestehenden Dateinamen. So bleiben deine Dateinamen stabil.

Profil

Gehe zu Profil für Konto und Sicherheit.

E-Mail ändern

Wenn du dich nicht mit Google registriert hast, kannst du deine E-Mail ändern. Du musst die Änderung über Links bestätigen, die an beide Adressen gesendet werden. Wenn du Google nutzt, wird die Änderung über Google verwaltet.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

  1. Klicke auf 2FA aktivieren.
  2. Scanne den QR-Code mit einer Authentifizierungs-App.
  3. Gib den 6-stelligen Code ein.
  4. Optional: füge eine weitere Authentifizierungs-App als Backup hinzu.

Wenn du den Zugang zu beiden Apps verlierst, könntest du den Zugang zu deinem Konto verlieren.

Datenexport

Fordere einen Export an über Profil > Daten und Datenschutz. Paperarchive schickt dir eine E-Mail, sobald der Export fertig ist; die E-Mail enthält keinen Link. Du lädst den Export nach der Anmeldung in der App herunter, über einen Link, der 10 Minuten gilt. Die Dateien werden nach 48 Stunden gelöscht, danach kannst du einen neuen Export anfordern.

Konto löschen

Starte den Löschvorgang unter Profil > Daten und Datenschutz. Paperarchive sendet dir einen Bestätigungs-Link per E-Mail. Das kann nicht rückgängig gemacht werden.

Liegen in deinen eigenen GoBD-Spaces archivierte Dokumente, die noch in der Aufbewahrungsfrist sind, löscht Paperarchive sie erst, nachdem du bestätigt hast, dass du die Unterlagen selbst aufbewahrst; exportiere sie vorher. Solange in einem deiner Spaces eine Löschsperre aktiv ist, wird die Löschung abgelehnt, bis du die Sperre aufhebst oder den Space übergibst. Archivierte Dokumente, die du in einen GoBD-Space eines anderen Inhabers hochgeladen hast, bleiben dort und gehen mit ihren Tags, Absender und Kategorie an diesen Inhaber über; deine IP-Adresse und dein Browser werden aus ihrem Änderungsverlauf entfernt. Siehe GoBD-Modus.