GoBD-Modus

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) regeln in Deutschland, wie Geschäftsunterlagen elektronisch aufbewahrt werden. Paperarchive unterstützt die GoBD-konforme Archivierung mit dem GoBD-Modus, den du pro Space einschaltest.

Im GoBD-Modus archiviert Paperarchive Dokumente nach der Verarbeitung, setzt Aufbewahrungsfristen, sperrt archivierte Dokumente und die wichtigsten Angaben ihrer Ereignisse, zeichnet jede Änderung im Änderungsverlauf auf und prüft regelmäßig die Integrität archivierter Dateien. Ob deine Buchführung insgesamt den GoBD entspricht, hängt auch von deinen eigenen Abläufen ab; bei der Verfahrensdokumentation hilft dir deine Steuerberatung.

Wer braucht GoBD

Die GoBD gelten für alle Steuerpflichtigen in Deutschland, die digitale Aufzeichnungen führen. Wenn du ein Unternehmen führst, selbstständig bist oder steuerrelevante Dokumente digital verwaltest, gelten die GoBD-Regeln für dich. Die wichtigsten Anforderungen sind:

Dokumente müssen unverändert für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist gespeichert werden.
Änderungen müssen nachvollziehbar sein.
Dokumente dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.
Die Integrität gespeicherter Dateien muss überprüfbar sein.

So aktivierst du den GoBD-Modus für einen Space

Der GoBD-Modus ist eine Einstellung pro Space. Dokumente folgen den Regeln des Spaces, zu dem sie gehören.

Gehe zu Einstellungen > Spaces.
Klicke auf den Space, den du konfigurieren möchtest.
Klappe den Bereich Erweitert am unteren Rand des Dialogs auf.
Schalte "GoBD-Modus (Archivierung mit Aufbewahrungsfristen)" ein.
Klicke auf Speichern.

Der GoBD-Modus kann nur für bestehende Spaces aktiviert werden, nicht beim Erstellen eines Spaces.

Schaltest du den GoBD-Modus ein, erhält jedes Dokument im Space eine Aufbewahrungsfrist. Ausschalten lässt sich der GoBD-Modus nicht, solange Dokumente des Spaces in der Aufbewahrung liegen oder eine Löschsperre aktiv ist; in der Praxis bleibt er also eingeschaltet. Die App weist dich vor dem Einschalten darauf hin. Jede Änderung der Einstellung wird im Änderungsverlauf aufgezeichnet.

Löschen lässt sich ein GoBD-Space nur, wenn er keine archivierten Dokumente enthält und keine Löschsperre aktiv ist. Archivierte Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, müssen vorher in den Papierkorb. Nie archivierte Dokumente wandern in den Space, den du auswählst.

Was im GoBD-Modus passiert

Automatische Archivierung

Archiviert wird ein Dokument erst, wenn seine Verarbeitung (OCR, KI-Analyse, Kategorisierung) abgeschlossen ist und der SHA-256-Hash seiner Originaldatei vorliegt. Direkt vor dem Archivieren prüft Paperarchive die gespeicherte Originaldatei gegen diesen Hash. Stimmen beide nicht überein, wird das Dokument nicht archiviert und der Inhaber des Spaces benachrichtigt.

Ein Dokument ohne offene Fragen wird direkt nach der Verarbeitung archiviert.
Braucht Paperarchive bei dem Dokument noch deine Eingabe (Eingabe nötig), wird es archiviert, nachdem du es geprüft hast, spätestens 10 Tage nach dem Hochladen.
Ein stündlicher Lauf archiviert jedes fertig verarbeitete Dokument des Spaces, das mindestens 6 Stunden alt und noch nicht archiviert ist, zum Beispiel nachdem du einen Eingabe-nötig-Hinweis erledigt oder ein Dokument in den GoBD-Space verschoben hast.
Der Inhaber oder ein Admin kann ein Dokument auch über sein Menü archivieren.

Achtung: Fehlgeschlagene Uploads und Dokumente, deren Verarbeitung fehlgeschlagen ist, werden nicht automatisch archiviert. Sie brauchen eine Entscheidung: Verarbeitung erneut starten oder das Dokument ausdrücklich mit schriftlicher Begründung archivieren. Auch ein Dokument, das nach 10 Tagen noch nicht verarbeitet ist, wird nicht automatisch archiviert; der Inhaber des Spaces bekommt dann jede Woche einen Hinweis in der App, bis es erneut verarbeitet oder ausdrücklich mit Begründung archiviert ist.

Jede Archivierung wird mit ihrem Grund im Änderungsverlauf aufgezeichnet: nach der Verarbeitung, durch den stündlichen Lauf, nach bestätigter Prüfung, an der 10-Tage-Grenze mit offener Frage, manuell, durch einen DATEV-Export oder ausdrücklich für ein unvollständiges Dokument. Die Archivierung lässt sich nicht rückgängig machen.

Bis zur Archivierung können Nutzer die Originaldatei und die daraus abgeleiteten Dateien nicht ändern oder löschen; das kann nur die Verarbeitung von Paperarchive selbst (Umwandlung, Aufteilen, Zusammenführen). Das Dokument kannst du noch bearbeiten, in den Papierkorb verschieben, löschen, aufteilen, mit anderen Dokumenten zusammenführen und in einen anderen Space verschieben; jeder Schritt wird mit der handelnden Person im Änderungsverlauf aufgezeichnet.

Ab der Archivierung sind die erkannten Angaben (etwa Betrag, Datum, Absender und Typ) gesperrt. Prüfe offene Eingabe-nötig-Hinweise deshalb zeitnah. Der Inhaber oder ein Admin des Spaces kann die Indexdaten mit Pflichtbegründung korrigieren: Dokumentdatum, Absender, Kategorie, Referenznummer, die erkannten Angaben und die Werte des Ereignisses (Betrag, Währung, Fälligkeit, Referenznummer, Typ, Zeitraum und Skonto); ein fehlendes Ereignis lässt sich ergänzen. In der Web-App bietet das Bearbeitungsformular Datum, Absender, Kategorie und Fälligkeit an. Der Änderungsverlauf behält alten Wert, neuen Wert und Begründung. Nie ändern lassen sich die Datei und die daraus abgeleiteten Dateien, die Datei-Hashes, das Erfassungsdatum, Archivierungsdatum und -grund, das Fristende, der Space und wer das Dokument hochgeladen hat. Maßgeblich ist die Originaldatei; buche anhand des Originals.

Aufbewahrungsfristen

Beim Archivieren setzt Paperarchive die Aufbewahrungsfrist anhand des Typs des zugehörigen Ereignisses (Rechnung, Vertrag, Brief usw.). Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres des Dokumentdatums, nicht des Upload-Datums.

Beispiel: Eine Rechnung vom 15. März 2026 hat eine Aufbewahrungsfrist, die am Ende des Jahres 2026 beginnt und am 31. Dezember 2034 endet (8 Jahre).

Es gelten folgende Aufbewahrungsfristen:

Dokumenttyp	Aufbewahrung	Rechtsgrundlage
Rechnungen	8 Jahre	HGB 257, AO 147
Belege und Quittungen	8 Jahre	HGB 257, AO 147
Kontoauszüge	8 Jahre	HGB 257, AO 147
Gutschriften	8 Jahre	HGB 257, AO 147
Verträge	10 Jahre	HGB 257, AO 147
Versicherungspolicen	10 Jahre	HGB 257, AO 147
Briefe und Korrespondenz	6 Jahre	HGB 257, AO 147
Angebote	6 Jahre	HGB 257, AO 147
Bescheide und behördliche Schreiben	6 Jahre	AO 147
Lohn- und Gehaltsabrechnungen	6 Jahre	AO 147

Dokumente ohne Ereignis oder mit einem hier nicht aufgeführten Typ erhalten eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

Eine Aufbewahrungsfrist wird nie verkürzt. Früher archivierte Dokumente behalten die Frist, die sie damals erhalten haben. Vor der Archivierung gilt eine vorläufige Frist (Ende des Upload-Jahres plus 10 Jahre); bei der Archivierung wird sie einmal durch die Frist des Typs ersetzt. Bei Verträgen und Versicherungspolicen kann der Inhaber oder ein Admin das Vertragsende setzen; die Frist beginnt dann am Ende dieses Jahres.

Ein archiviertes Dokument lässt sich erst nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist in den Papierkorb verschieben und löschen. Noch nicht archivierte Dokumente kannst du jederzeit löschen, auch während die vorläufige Frist läuft.

60 Tage bevor die Aufbewahrungsfrist archivierter Belege endet, bekommt der Inhaber des Spaces einen Hinweis in der App.

Löschsperre (Ablaufhemmung)

Belege können über ihre Aufbewahrungsfrist hinaus gebraucht werden, etwa für eine angekündigte Außenprüfung, eine noch offene Steuerfestsetzung oder einen Rechtsstreit (Ablaufhemmung nach § 147 Abs. 3 AO). Das erkennt Paperarchive nicht selbst. Stattdessen können der Inhaber oder ein Admin eines GoBD-Spaces eine Löschsperre für den ganzen Space (in den Space-Einstellungen) oder für ein Dokument (auf der Dokumentseite) setzen, mit Begründung und optionalem Enddatum.

Solange eine Sperre aktiv ist, wird kein Dokument, das sie erfasst, endgültig gelöscht, auch nicht nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist. In den Papierkorb kannst du es noch verschieben, das Leeren des Papierkorbs nach 30 Tagen überspringt es aber.
Die Werte im Änderungsverlauf der erfassten Dokumente bleiben erhalten.
Der Space lässt sich nicht löschen und der GoBD-Modus nicht ausschalten.
Setzen und Aufheben einer Sperre werden jeweils mit Begründung im Änderungsverlauf des Spaces aufgezeichnet. Eine aktive Sperre blockiert außerdem die Löschung des Kontos des Inhabers: Die Löschung wird abgelehnt, bis die Sperre aufgehoben oder der Space übergeben ist.
Löschsperren setzt du in der Web-App. Die iOS- und die Android-App zeigen sie noch nicht an.

Dateiintegrität

Für jede hochgeladene Datei wird ein SHA-256-Hash berechnet. Dieser Hash dient als digitaler Fingerabdruck: Würde die gespeicherte Datei verändert, stimmte der Hash nicht mehr überein. Der Hash verhindert außerdem doppelte Uploads.

Berechnet die App beim Upload einen Hash, vergleicht der Server ihn mit seinem eigenen Hash der gespeicherten Datei. Weichen beide ab, bricht die Verarbeitung ab und du lädst die Datei erneut hoch.

Für archivierte Dokumente in GoBD-Spaces berechnet Paperarchive einmal im Monat den Hash der gespeicherten Datei neu und vergleicht ihn mit dem beim Upload gespeicherten Hash. Du kannst diese Prüfung für ein einzelnes Dokument auch jederzeit selbst starten: Öffne das Dokument, wechsle zum Tab Verlauf und klicke auf "Integrität prüfen". Jedes Ergebnis wird im Änderungsverlauf aufgezeichnet.

Das Datei-Hashing ist für alle Dokumente aktiv, unabhängig von der GoBD-Einstellung.

Änderungsverlauf

Jede Änderung an einem Dokument wird mit dem bisherigen und dem neuen Wert aufgezeichnet, zusammen mit der Person, die sie vorgenommen hat, und dem Zeitpunkt. Dazu gehören:

Das Hinzufügen des Dokuments
Titel, Dateiname und Dokumentdatum
Referenznummer und erkannte Details
Absender und Kategorie
Hinzugefügte oder entfernte Tags
Space-Zuordnung, Papierkorb und Wiederherstellen
Archivierung mit Grund und Aufbewahrungsfrist
Korrekturen nach der Archivierung mit ihrer Begründung
Aufteilen und Zusammenführen
Das Ereignis des Dokuments: Betrag, Währung, Fälligkeit, Referenznummer, Typ und Status
Integritätsprüfungen

Für den Space zeichnet der Änderungsverlauf außerdem auf: GoBD-Modus ein und aus, das Verschieben von Dokumenten mit altem und neuem Space, Löschsperren, die Übergabe des Spaces an einen neuen Inhaber, Prüfer-Zugänge, jede Datei, die ein Prüfer öffnet oder herunterlädt, GDPdU-Exporte und DATEV-Exporte.

Der Verlauf lässt sich über die App und die API weder bearbeiten noch löschen. Die Einträge sind in einer Hash-Kette verknüpft: Jeder Eintrag enthält einen Hash des vorherigen, sodass ein veränderter oder entfernter Eintrag erkennbar wird (manipulationserkennbar). Paperarchive prüft diese Kette bei der monatlichen Integritätsprüfung.

Die gespeicherten alten und neuen Werte werden nur nach festen Löschregeln entfernt: wenn ein Dokument nach seiner Aufbewahrungsfrist endgültig gelöscht wird, wenn die Aufbewahrungsfrist der Belege abgelaufen ist und wenn ein Konto gelöscht wird. Eine Löschsperre hält sie fest. Jedes Entfernen wird selbst aufgezeichnet, und die monatliche Integritätsprüfung gleicht die Entfernungen mit diesen Regeln ab. Wird ein nie archiviertes Dokument aus einem GoBD-Space gelöscht, bleiben seine Werte bis zum Ende des Jahres seiner Erfassung plus 10 Jahre erhalten und stehen im Änderungsprotokoll des GDPdU-Exports; löscht der Inhaber des Spaces sein eigenes Konto, werden diese Werte entfernt. Werte, deren Dokument nicht mehr existiert, werden nach 10 Jahren gelöscht.

Den Verlauf eines Dokuments findest du im Tab Verlauf auf der Dokumentseite (mobil im Bereich Verlauf unter dem Dokument). Alle Mitglieder, die das Dokument öffnen können, sehen seinen Verlauf ab dem Zeitpunkt, seit dem es in seinem aktuellen Space liegt. Nur wer es hochgeladen hat, sieht auch den Verlauf davor.

Inhaber und Admins eines GoBD-Spaces können den Änderungsverlauf des Spaces für einen Zeitraum als CSV oder JSON exportieren, in den Space-Einstellungen beim Schalter für den GoBD-Modus. Der Export enthält die Werte der Hash-Kette.

Der Änderungsverlauf wird für alle Dokumente aufgezeichnet, unabhängig von der GoBD-Einstellung.

Was nach der Archivierung gesperrt ist

Sobald ein Dokument in einem GoBD-Space archiviert ist, lässt sich Folgendes nicht mehr ändern:

Der Dokumentinhalt (extrahierter Text)
Der Titel (Originalname) und das Dokumentdatum
Der zugewiesene Absender und die Kategorie, auch die beim Dokument gespeicherten Namen von Absender und Kategorie
Die Referenznummer und die erkannten Details (strukturierte Daten)
Die Datei-Hashes, die gespeicherte Datei selbst und die Verweise auf ihre Dateien
Das Archivierungsdatum, wer archiviert hat, der Grund, die Aufbewahrungsfrist und bei Belegen, die an den Inhaber des Spaces übergegangen sind, der Zeitpunkt der Übergabe
Der Space: Ein archiviertes Dokument kann nicht aus einem GoBD-Space verschoben werden

Auch das Ereignis eines archivierten Dokuments ist gesperrt: Betrag, Währung, Fälligkeit, Referenznummer und Typ lassen sich nicht direkt ändern, und das Ereignis kann nicht gelöscht werden. Den Status kannst du weiterhin ändern, zum Beispiel eine Rechnung als bezahlt markieren; Statusänderungen werden im Änderungsverlauf aufgezeichnet.

Falsche Indexdaten werden nur über die Korrektur mit Pflichtbegründung berichtigt (Inhaber oder Admin, siehe oben). Tags und andere Nebenangaben bleiben bearbeitbar. Wenn du eine gesperrte Angabe ändern willst, zeigt Paperarchive einen Hinweis, dass das Dokument im GoBD-Modus archiviert ist.

Löschregeln

Dokumente, die nicht gelöscht werden können

Ein archiviertes Dokument mit laufender Aufbewahrungsfrist kann weder in den Papierkorb verschoben noch gelöscht werden.
Ein archiviertes Dokument ohne Aufbewahrungsdatum kann nicht gelöscht werden.
Ein Dokument unter einer aktiven Löschsperre wird nicht endgültig gelöscht, auch nicht nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist.

Diese Regeln werden in der Datenbank durchgesetzt und gelten für App, API und den internen Service-Zugang. Der einzige Weg daran vorbei ist die Löschung deines Kontos: Nachdem du ausdrücklich bestätigt hast, dass du die Unterlagen selbst aufbewahrst, werden archivierte Dokumente in deinen eigenen GoBD-Spaces mit deinem Konto gelöscht. Eine aktive Löschsperre blockiert das: Die Löschung wird abgelehnt, bis die Sperre aufgehoben oder der Space übergeben ist. Archivierte Dokumente, die du in einen GoBD-Space eines anderen Inhabers hochgeladen hast, werden nicht gelöscht; sie gehen mit ihren Tags, Absender und Kategorie an den Inhaber dieses Spaces über, und deine IP-Adresse und dein Browser werden aus ihrem Änderungsverlauf entfernt.

Dokumente, die gelöscht werden können

Ein noch nicht archiviertes Dokument kann in den Papierkorb verschoben, gelöscht, aufgeteilt und zusammengeführt werden, auch während seine vorläufige Aufbewahrungsfrist läuft. Jeder Schritt wird im Änderungsverlauf aufgezeichnet.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist kann ein archiviertes Dokument in den Papierkorb verschoben, wiederhergestellt und gelöscht werden. Seine übrigen archivierten Angaben bleiben gesperrt. Das Löschen wird im Änderungsverlauf aufgezeichnet.
Dokumente in Spaces ohne GoBD-Modus können jederzeit gelöscht werden.

Wenn du ein Dokument zwischen Spaces verschiebst

Archivierte Dokumente können nicht aus einem GoBD-Space verschoben werden. Nie archivierte Dokumente lassen sich herausverschieben; ihre Aufbewahrung endet, die GoBD-Regeln gelten für sie nicht mehr, und das Verschieben wird mit altem und neuem Space aufgezeichnet.

Wenn du ein Dokument in einen GoBD-Space verschiebst, erhält es die vorläufige Aufbewahrungsfrist und folgt ab dann den GoBD-Regeln. Der stündliche Lauf archiviert es, sobald seine Verarbeitung abgeschlossen ist; ist es nicht verarbeitet, bekommt der Inhaber den oben beschriebenen wöchentlichen Hinweis.

Quell-E-Mails

Landen die Anhänge einer E-Mail in einem GoBD-Space, bewahrt Paperarchive zusätzlich die Original-E-Mail (.eml) auf und verknüpft sie mit jedem Dokument, das aus ihr entstanden ist. Bringt später eine weitere E-Mail einen Anhang, der im Space schon vorhanden ist, legt Paperarchive kein neues Dokument an, sondern verknüpft die neue E-Mail als weitere Quell-E-Mail mit dem vorhandenen Dokument. Quell-E-Mails sind wie das Dokument geschützt und Teil des GDPdU-Exports und deines Datenexports.

Besteht eine E-Mail die Absenderprüfung ihrer Domain nicht (SPF, DKIM oder DMARC), verwirft ein GoBD-Space sie nicht: Paperarchive bewahrt sie auf und markiert sie mit einem Eingabe-nötig-Hinweis zur Prüfung.

Bei einem Upload in einen GoBD-Space zählt nur ein Dokument im selben Space als Duplikat; eine Kopie in einem anderen Space nicht.

Tariflimits

Archivierte Dokumente in GoBD-Spaces bleiben lesbar, herunterladbar und exportierbar (auch im DATEV-Export), selbst wenn dein Konto das Dokumentlimit deines Tarifs überschreitet, etwa nach einem Downgrade. Sie zählen weiterhin zum Limit.

Gut zu wissen

Der GoBD-Modus gilt pro Space, nicht pro Dokument. Alle Dokumente in einem GoBD-Space folgen denselben Regeln.
Die Archivierung erfolgt automatisch nach erfolgreicher Verarbeitung und lässt sich nicht rückgängig machen. Fehlgeschlagene oder nicht verarbeitete Dokumente brauchen deine Entscheidung.
Die Aufbewahrungsfristen betragen je nach Dokumenttyp 6, 8 oder 10 Jahre. Eine Löschsperre hält Belege darüber hinaus.
Datei-Hashing und Änderungsverlauf sind für alle Dokumente immer aktiv. Der GoBD-Modus ergänzt Archivierung, Aufbewahrungsfristen, Sperren, Löschschutz und die monatliche Integritätsprüfung.
Der GoBD-Modus lässt sich nicht ausschalten, solange Dokumente des Spaces in der Aufbewahrung liegen oder eine Löschsperre aktiv ist.

Betriebsprüfung

Für eine Betriebsprüfung kannst du einem Prüfer befristeten Lesezugriff auf einen Space geben und einen GDPdU-Export mit index.xml, den Tabellen und den Originaldateien erstellen. Für deine Steuerberatung gibt es den DATEV-Export. Mehr dazu unter Prüfer-Zugang & Steuer-Exporte.

Deine Verfahrensdokumentation

Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie du deine Unterlagen erfasst, aufbewahrst und kontrollierst. Schreiben kann Paperarchive sie nicht für dich, aber zwei Dokumente helfen:

Die Systembeschreibung des GoBD-Modus erklärt, was Paperarchive technisch tut, auch mit seinen Grenzen (zum Beispiel: noch keine unabhängige Sicherungskopie der Dateien, Lesezugriffe von Mitgliedern werden nicht aufgezeichnet).
Die Muster-Verfahrensdokumentation deckt Zuständigkeiten, Belegarten, Erfassung, Scannen, Aufbewahrung, Zugriffe, Prüfer-Zugang und Kontrollen ab. Füll sie aus und lass sie von deiner Steuerberatung prüfen.