Prüfer-Zugang und Steuer-Exporte

Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt Zugriff auf deine digitalen Unterlagen verlangen. Die GoBD kennen drei Wege: Lesezugriff in deinem System (Z1), Auswertungen, die du nach Vorgabe der Prüfung machst (Z2), und die Übergabe der Daten auf einem Datenträger (Z3). Paperarchive unterstützt alle drei mit der Rolle Prüfer, mit Suche und Exporten und mit dem GDPdU-Export. Für deine Steuerberatung gibt es den DATEV-Export.

Rolle Prüfer (nur lesen, befristet)

Ein Prüfer kann einen Space für einen Zeitraum lesen, den du festlegst, und sonst nichts.

Prüfer einladen

Gehe zu Einstellungen > Spaces und wähle den Space.
Klicke auf Mitglieder und dann auf Mitglied einladen.
Gib die E-Mail-Adresse ein und wähle die Rolle "Prüfer (nur lesen, befristet)".
Wähle das Datum unter "Zugriff bis". Der Zugriff endet automatisch am Ende dieses Tages, höchstens ein Jahr im Voraus.
Klicke auf Einladung senden.

Inhaber und Admins des Space können Prüfer einladen. Der Inhaber des Space braucht wie bei jedem geteilten Space einen aktiven Tarif oder eine laufende Testphase. Der Einladungslink gilt 7 Tage. Der Prüfer braucht ein Paperarchive-Konto, um die Einladung anzunehmen.

Was ein Prüfer kann

Prüfer kann	Prüfer kann nicht
Dokumente und ihre Dateien ansehen und herunterladen	Dokumente hochladen
Den Space durchsuchen und Ereignisse und Angaben sehen	Etwas ändern, verschieben, archivieren oder löschen
Den Verlauf jedes Dokuments sehen	Mitglieder einladen oder verwalten
Den GDPdU-Export des Space erstellen	Einstellungen des Space ändern

Zugriff ändern oder beenden

In der Mitgliederliste siehst du, bis wann jeder Prüfer Zugriff hat. Mit "Zugriff ändern" verlängerst oder verkürzt du ihn.
Um den Zugriff sofort zu beenden, entferne die Person aus dem Space. Das können nur der Inhaber oder ein Admin; der Prüfer kann den Space nicht verlassen und den Zugriff nicht selbst beenden. Der Zugriff dauert höchstens 366 Tage.
Nach dem Enddatum hat der Prüfer keinen Zugriff mehr. Der Eintrag bleibt als "Zugriff abgelaufen" in der Mitgliederliste, bis du ihn entfernst, damit du siehst, wer wann Zugriff hatte.
Die Rolle Prüfer lässt sich nicht in eine andere Rolle ändern und umgekehrt. Entferne die Person und lade sie mit der gewünschten Rolle neu ein.
Erteilen, Ändern und Entfernen des Prüfer-Zugangs wird im Änderungsprotokoll des Space aufgezeichnet.

Dateien, die ein Prüfer öffnet, werden aufgezeichnet

Jede Datei, die ein Prüfer öffnet oder herunterlädt, in der Web-App, in der iOS- und der Android-App, über die Paperarchive-API oder über einen KI-Assistenten (MCP), wird im Änderungsprotokoll des Space aufgezeichnet, bevor die Datei ausgeliefert wird. Direkt aus dem Dateispeicher können Prüfer keine Dateien lesen, nur über diesen aufgezeichneten Link; in der iOS- oder Android-App brauchen sie deshalb die aktuelle Version. Lässt sich der Eintrag nicht schreiben, wird die Datei nicht ausgeliefert. Exporte, die ein Prüfer erstellt, werden ebenfalls aufgezeichnet.

Auswertungen auf Anforderung (Z2)

Bittet dich die Prüfung, selbst auszuwerten, nutze Suche und Filter in Paperarchive, lade die benötigten Originale herunter oder exportiere das Änderungsprotokoll eines GoBD-Space als CSV oder JSON in den Space-Einstellungen (Inhaber und Admins). Eine eigene Prüfsoftware bringt Paperarchive nicht mit.

GDPdU-Export (Z3)

Der GDPdU-Export erstellt ein ZIP-Archiv im Format der Finanzverwaltung. Prüfprogramme wie IDEA lesen es direkt ein.

Öffne das Menü Export oben in der Dokumentliste oder das Export-Menü des Space unter Einstellungen > Spaces.
Wähle "GDPdU-Export (Betriebsprüfung)".
Wähle den Zeitraum: letztes Jahr, dieses Jahr, die letzten 3 Jahre oder einen eigenen Zeitraum von höchstens 11 Jahren. Es zählt das Belegdatum, ohne Belegdatum das Erfassungsdatum.
Klicke auf Export erstellen.

Das ZIP enthält:

index.xml nach dem Beschreibungsstandard der Finanzverwaltung
dokumente.csv, ereignisse.csv und aenderungsprotokoll.csv: Dokumente, ihre Ereignisse und jeder Eintrag im Änderungsprotokoll des Space im Zeitraum, mit den Werten der Hash-Kette (UTF-8, Semikolon als Trennzeichen, Dezimalkomma, Datum als TT.MM.JJJJ in deutscher Zeit)
fehlende_dateien.csv: jede Datei eines exportierten Dokuments, die nicht enthalten sein kann, mit dem Grund
Die Originaldateien im Ordner belege/, dazu die PDF-Ansichten von E-Rechnungen und E-Mails, die Quell-E-Mails (auch weitere E-Mails mit demselben Anhang) und die Ursprungsdateien zusammengeführter Dokumente

Große Exporte werden in mehrere ZIP-Dateien aufgeteilt; jede enthält index.xml und alle Tabellen. Dokumente im Papierkorb sind nicht enthalten, außer archivierten Dokumenten, die nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist in den Papierkorb verschoben wurden (Spalte Papierkorb). Jeder Export wird im Änderungsprotokoll des Space vermerkt.

Inhaber, Admins und Prüfer eines Space können den Export erstellen. Du musst angemeldet sein; nutzt du die Zwei-Faktor-Authentifizierung, fragt Paperarchive vorher deinen Code ab. Mit API-Schlüsseln lässt sich dieser Export nicht erstellen.

DATEV-Export für deine Steuerberatung

"Export für Steuerberater (DATEV)" im selben Export-Menü erstellt ein ZIP mit einem DATEV-Buchungsstapel, einer Belegübersicht (belege.csv) und den Originaldateien der Rechnungen, Belege und Gutschriften des Space für einen Zeitraum von höchstens einem Jahr. Inhaber, Admins und Bearbeiter des Space können ihn erstellen; Leser und Prüfer nicht, weil der Export im GoBD-Space die exportierten Dokumente archiviert. Der DATEV-Export ist eine Übergabe an die Buchhaltung, kein Prüfungsexport. Jeder DATEV-Export wird im Änderungsprotokoll des Space vermerkt.

Aus einem GoBD-Space archiviert der DATEV-Export jedes Dokument, das er enthält. Dokumente mit offenem Eingabe-nötig-Hinweis werden nicht exportiert; belege.csv nennt sie mit einem Hinweis. Scheitert die Archivierung, entsteht kein Export.

Gut zu wissen

Rolle Prüfer, GDPdU-Export und Änderungsprotokoll funktionieren in jedem Space, Sperren, Aufbewahrungsfristen und die Prüfung der Hash-Kette gibt es aber nur in Spaces mit GoBD-Modus.
Lesezugriffe von Mitgliedern (Ansehen, Suchen, Herunterladen) werden nicht im Änderungsprotokoll aufgezeichnet. Dateien, die Prüfer öffnen oder herunterladen, schon.
Paperarchive hat noch keine unabhängige Sicherungskopie der Dateien. Erstelle regelmäßig einen GDPdU-Export deines GoBD-Space und bewahre ihn außerhalb von Paperarchive auf.
Für deine eigene Verfahrensdokumentation gibt es eine Vorlage, und die Systembeschreibung erklärt, wie der GoBD-Modus technisch funktioniert.