Kategorien

Kategorien sind dein Hauptablagesystem. Nutze sie für große Bereiche wie "Versorgung" oder "Versicherung". Paperarchive kann Kategorien vorschlagen, und du kannst sie jederzeit ändern.

Nutze Kategorien für stabile Strukturen und Tags für flexible Labels.

Kategorie erstellen

Gehe zu Kategorien.
Klicke auf Neue Kategorie.
Benenne sie und speichere.

Du siehst die Dokumentenanzahl neben jeder Kategorie.

Hinweis auf ähnliche Kategorien

Bevor du eine Kategorie anlegst oder umbenennst, prüft Paperarchive deine bestehenden Kategorien auf gleiche oder ähnliche Namen: andere Schreibweisen ("&" oder "und"), Einzahl und Mehrzahl ("Versicherung" und "Versicherungen"), Wörter mit gleicher Bedeutung ("Kfz" und "Auto") und Namen, die ineinander stecken ("Strom" und "Stromrechnungen"). Findet es eine, entscheidest du:

Diese nehmen: das Dokument kommt in die Kategorie, die du schon hast.
Als Tag anlegen: sinnvoll, wenn der Name ein Thema über mehrere Kategorien hinweg beschreibt.
Trotzdem anlegen: wenn du wirklich eine eigene Kategorie willst.

Kategorie-Vorschläge

Paperarchive legt keine Kategorien selbst an. Passt ein Dokument zu keiner deiner Kategorien, bleibt es in "Unkategorisiert" und wird als unsicher markiert. Die Kategorie, die die KI vorschlagen würde, landet in den Kategorie-Vorschlägen (das Funkel-Symbol auf der Seite Kategorien, mit der Zahl der offenen Vorschläge). Gleiche Vorschläge für mehrere Dokumente werden zu einem Eintrag zusammengefasst.

Kategorie anlegen: die Kategorie wird angelegt und die Dokumente des Vorschlags wandern hinein, außer du hast sie schon selbst einsortiert.
Bestehender Kategorie zuordnen: die Dokumente wandern in eine Kategorie, die du auswählst, und spätere Dokumente mit demselben Vorschlag folgen.
Ablehnen: der Vorschlag verschwindet und kommt nicht wieder.

Kategorien, die aus einem Vorschlag entstanden sind, tragen ein kleines Funkel-Symbol.

Unterkategorien (eine Ebene)

Du kannst Unterkategorien unter einer Hauptkategorie hinzufügen. Mehr als eine Verschachtelungsebene wird nicht unterstützt. Das hält die Navigation schnell und übersichtlich.

Bearbeiten und organisieren

Umbenennen: den Namen ändern.
Verschieben: eine Kategorie unter eine andere verschieben (wenn erlaubt).
Zusammenführen: mehrere Kategorien zu einer kombinieren.

Hinweis: Kategorien mit Unterkategorien können Verschiebungseinschränkungen haben.

Zusammenführen und rückgängig machen

Wähle zwei oder mehr Kategorien aus, klicke auf Zusammenführen und bestimme die Kategorie, die bleibt. Paperarchive verschiebt alles dorthin: die Dokumente (auch die im Papierkorb), die Unterkategorien, was es darüber gelernt hat, welcher Absender in welche Kategorie gehört, und deine Regeln. Eine Unterkategorie mit demselben Namen wie eine der verbleibenden Kategorie wird mit dieser zusammengeführt. Benennst du eine Kategorie so um wie eine vorhandene, bekommst du dasselbe Zusammenführen angeboten.

Der alte Name funktioniert weiter: Neue Dokumente, die dort gelandet wären, kommen in die Kategorie, die bleibt, und der alte Name taucht nicht wieder als Kategorie-Vorschlag auf.

Direkt nach dem Zusammenführen bietet dir die Meldung unten Rückgängig an. Später findest du unter Zusammenführungen (das Uhr-Symbol auf der Kategorien-Seite) alle Zusammenführungen, jede mit eigenem Rückgängig. Rückgängig holt die zusammengeführten Kategorien zurück und stellt alles wieder so her wie vorher. Was du nach dem Zusammenführen selbst geändert hast, bleibt so, wie es ist, und Paperarchive sagt dir, wie viele Einträge das betrifft.

Paperarchive führt nie von selbst zusammen. Das entscheidest nur du.
Dokumente, die in einem GoBD-Space archiviert sind, behalten ihre Kategorie. Eine Kategorie mit solchen Dokumenten kann deshalb nur die sein, die bleibt.
"Unkategorisiert" kann nicht in eine andere Kategorie wandern, andere Kategorien lassen sich aber dort hinein zusammenführen.

Papierkorb und Wiederherstellen

Gelöschte Kategorien landen im Papierkorb für 30 Tage. Du kannst sie wiederherstellen oder endgültig löschen.