Upload und Dokumente

Was ein Dokument ist

In Paperarchive ist ein Dokument der Beleg. Das System extrahiert die wesentlichen Informationen dahinter (Rechnung, Versicherung, Quittung) und organisiert sie für dich.

Unterstützte Formate

  • PDF
  • Bilder: JPG, JPEG, PNG, TIFF, GIF, WebP, BMP
  • Office-Dokumente: Word (DOC, DOCX), Excel (XLS, XLSX), PowerPoint (PPT, PPTX), OpenDocument (ODT, ODS, ODP)
  • Maximale Größe: 50 MB pro Datei

Office-Dokumente werden automatisch in PDF konvertiert, um Text zu extrahieren und anzuzeigen. Wenn eine Datei größer ist, komprimiere oder teile sie vor dem Upload.

Upload-Optionen

  • Upload-Button: oben rechts bei Dokumenten.
  • Drag and Drop: Dateien auf die Seite ziehen.
  • E-Mail-Upload: E-Mails mit Anhängen weiterleiten (siehe "Spaces und E-Mail-Upload").

Du kannst mehrere Dateien gleichzeitig hochladen.

Was nach dem Upload passiert

  1. Die Datei wird validiert.
  2. Text wird extrahiert (OCR).
  3. Paperarchive schlägt Absender, Kategorie, Tags, Datum und Dateinamen vor.
  4. Du bestätigst alles, was geringe Treffsicherheit hat.

Die meisten Dateien sind in Sekunden fertig. Größere Dateien können etwas länger dauern.

Dokumente verwalten

  • Öffne ein Dokument zur Vorschau und Bearbeitung.
  • Massenaktionen: herunterladen, aktualisieren oder in den Papierkorb verschieben.
  • Der Papierkorb bewahrt Elemente 30 Tage auf, bevor sie endgültig gelöscht werden.

Häufige Korrekturen

  • Falscher Absender: Absenderfeld bearbeiten und speichern.
  • Falsche Kategorie oder Tags: in der Dokumentenansicht aktualisieren.
  • Falscher Dateiname: umbenennen, um ihn an deinen Stil anzupassen.