Spaces und E-Mail-Upload

Spaces ermöglichen es dir, Bereiche wie Privat, Beruflich oder ein bestimmtes Projekt zu trennen. Jeder Space hat eine eigene E-Mail-Adresse für Uploads.

Was ist ein Space

Ein Space ist ein übersichtlicher Bereich für Dokumente. Du kannst in der App zwischen Spaces wechseln oder alle gleichzeitig anzeigen. Der Standard-Space ist der Ort, an den Uploads gehen, wenn kein Space angegeben wird.

Space erstellen oder bearbeiten

  1. Gehe zu Einstellungen > Spaces.
  2. Klicke auf Space erstellen.
  3. Wähle einen Namen, Typ, Farbe und Emoji.

Du kannst einen Standard-Space festlegen und Spaces neu ordnen. Wenn du einen Space löschst, wählst du, wohin seine Dokumente verschoben werden. Space-Namen können später geändert werden, und die E-Mail-Adresse wird entsprechend aktualisiert.

Jeder Space kann auch den GoBD-Modus in den erweiterten Einstellungen aktiviert haben. Das fügt automatische Dokumentenarchivierung, Aufbewahrungsfristen und Löschschutz für alle Dokumente in diesem Space hinzu. Siehe den Artikel zur GoBD-Konformität für Details.

Name auf Dokumenten

Unter "Name auf Dokumenten" trägst du ein, wie ein Space als Empfänger auf Rechnungen und Briefen steht, zum Beispiel "Firma B GmbH" mit Anschrift. Paperarchive liest den Empfänger jedes Dokuments und legt es in den passenden Space, egal wer es geschickt hat. Das ist vor allem wichtig, wenn du mehrere Firmen hast und dieselben Absender (Telefonanbieter, Onlineshop, Steuerberater) an alle liefern.

Du musst nichts vorab einrichten: Wenn du ein Dokument in einen deiner Spaces verschiebst, merkt sich Paperarchive den Empfänger und markiert ihn im Space als "gelernt", sofern die meisten Dokumente an diesen Empfänger dort liegen. Ab dann landen Dokumente an diesen Empfänger direkt dort. Gelernte Namen kannst du jederzeit entfernen.

Dokumente, die du selbst in einen bestimmten Space (nicht den Standard-Space) hochlädst, dorthin verschiebst, per Space-E-Mail schickst oder über eine Weiterleitungsregel zuordnest, werden nie automatisch verschoben. Korrigiert wird nur, was automatisch zugeordnet wurde, zum Beispiel über die primäre Adresse oder beim Upload in den Standard-Space oder die Ansicht "Alle Spaces". Dafür muss der Empfänger genau passen, inklusive Rechtsform.

In einen Space, den du mit anderen teilst (zum Beispiel mit deinem Steuerberater), verschiebt Paperarchive nie automatisch. Passt ein Dokument dorthin, siehst du den Space als Vorschlag im Dokument und übernimmst ihn mit einem Klick. So landet eine Rechnung nie aus Versehen bei jemandem, der sie nicht sehen soll.

E-Mail-Upload

Du erhältst:

  • Eine primäre Upload-E-Mail (geht an deinen Standard-Space).
  • Eine eindeutige E-Mail pro Space (geht direkt dorthin).

Finde sie unter Einstellungen > Spaces und kopiere mit einem Klick. Du kannst auch eine vCard herunterladen, um sie in Kontakten zu speichern. Nutze Space-E-Mails, wenn du Zuordnung ohne zusätzliche Klicks willst.

Wichtige Regeln

  • Nur Anhänge werden verarbeitet (PDF oder Bilder).
  • Maximale Größe ist 50 MB pro Datei.
  • In welchem Space ein Dokument landet, entscheidet die Empfänger-Adresse, nicht der Absender. Du kannst also auch von deinen Firmen-Postfächern weiterleiten, zum Beispiel von [email protected] an die Adresse von "Firma 1". Ist "Nur erlaubte Absender" eingeschaltet, muss [email protected] dafür auf deiner Absenderliste stehen.
  • Bei neuen Konten ist "Nur erlaubte Absender" von Anfang an eingeschaltet und deine Registrierungsadresse steht schon auf der Liste. Ältere Konten nehmen E-Mails von jedem Absender an, bis du die Liste einschaltest. Unter Einstellungen > Spaces > E-Mail-Sicherheit gibst du weitere Adressen ([email protected]) oder ganze Domains (@firma1.de) frei. Die Liste gilt für alle deine Spaces. Bei leerer Liste wird alles abgelehnt. E-Mails von Absendern, die nicht auf der Liste stehen, werden nicht verarbeitet. Hatte so eine E-Mail einen Anhang, bekommst du einen Hinweis per E-Mail und in Paperarchive, höchstens einmal am Tag pro Absender. Der Absender selbst erfährt davon nichts.
  • Besteht eine E-Mail die Absenderprüfung ihrer Domain nicht (SPF, DKIM oder DMARC), erhalten ihre Dokumente einen Eingabe-nötig-Hinweis, damit du sie prüfen kannst. In einem GoBD-Space wird so eine E-Mail nie verworfen: Auch eine E-Mail ohne Anhang bleibt erhalten und wird zur Prüfung markiert.
  • Teile deine Upload-Adressen nicht.

Wenn du einen bestimmten Space brauchst, nutze seine Adresse. Wenn nicht, nutze die primäre: Mit hinterlegten Namen auf Dokumenten ordnet Paperarchive die Dokumente dann selbst zu.