Hinter den Kulissen bei Paperarchive

Ich habe einen Hauptjob, betreibe ein kleines Business und kümmere mich um den Großteil des Backoffice unseres Familienhaushalts. Das bedeutet: Dokumente. Sehr viele Dokumente. Rechnungen per E-Mail, Verträge als PDFs, Briefe auf Papier, Formulare als Fotos auf dem Handy. Manche gehören zum Business, andere zur Familie, wieder andere zu Steuern, Investments oder vermieteten Wohnungen. In Deutschland wird das durch den anhaltenden Mix aus analoger und digitaler Bürokratie zusätzlich verschärft.

Ich habe versucht, Ordnung reinzubringen. Zuerst mit Evernote, dann mit Dropbox, später mit Google Drive und schließlich mit Paperless-ngx, einer Open-Source-Lösung. Unterschiedliche Tools, gleiches Ergebnis. Die Dokumente waren zwar abgelegt, aber weiterhin schwer zu finden. Die Suche beschränkte sich auf Schlagwörter, nicht auf das, wonach ich tatsächlich suchen wollte.

Gleichzeitig war das Dokumentenmanagement selbst aufwendig. Metadaten pflegen, Kategorien setzen, Ordnerstrukturen anpassen. Das kostet Zeit, die im Alltag eines Familienhaushalts realistisch nur abends verfügbar ist, wenn die Kinder schlafen. Diese Zeit ist begrenzt und wertvoll. Genau sie wollte ich nicht damit verbringen, Dokumente manuell zu verwalten. Am Ende konnte ich trotzdem nicht einfach in natürlicher Sprache nach einem Dokument suchen. Als ich eines Abends mehrere Stunden nach einem einzigen Versicherungsdokument gesucht habe, war klar: So kann es nicht weitergehen.